Spørgsmålet lyder banalt: Hvem i organisationen har egentlig brug for den store kontorpakke? En sjællandsk kommune stillede det. Svaret ændrede deres licensstrategi.
Udgangspunktet var prisen, ikke ideologien
Da amerikanske softwareleverandører hævede priserne, valgte kommunen at kigge indad i stedet for at betale mere. Ikke for at finde et alternativ til den eksisterende platform, men for at finde ud af, hvem der overhovedet brugte den fuldt ud.
Det viste sig, at en stor del af medarbejderne i den daglige drift aldrig rører de avancerede funktioner. En SOSU-assistent, en hjemmehjælper og en pædagogmedhjælper har brug for mail, kalender og enkle værktøjer. Ikke en fuld kontorpakke.
Baggrunden er beskrevet i gennemgangen af de sager, hvor tallene er offentlige.
Halvdelen kører i dag uden
Resultatet er, at omkring halvdelen af kommunens ansatte ikke længere har en fuld licens. De kører på enklere løsninger. Det er ikke et forsøg eller et pilotprojekt. Det er daglig drift.
Sideløbende har kommunen udfaset virtualiseringssoftware og andre amerikanske systemer. Vurderingen bagefter: det gik lettere end forventet. Det modsatte af den fortælling, der normalt dominerer, når offentlige organisationer taler om IT-udskiftning.
Prisen på afhængighed
Udgiftsmønsteret er ikke unikt for én kommune. Landets største kommune betalte 313 millioner kroner til den dominerende kontorpakkeleverandør i 2018. Fem år senere var tallet 538 millioner. Det er ikke prisen på en løsning, der er blevet bedre. Det er prisen på en afhængighed, der er vokset.
Andre følger efter
En stor jysk kommune har afsat 3 millioner kroner om året til at flytte mindst 25 procent af licenserne til open source inden 2030. En statslig IT-enhed arbejder med et alternativ for op til 15.000 ansatte. Men den sjællandske kommune er den første i Danmark, der kan vise, at det er gennemført. Ikke som ambition, men som virkelighed.
Skalaen er en anden end de store europæiske migrationer med titusindvis af computere. Men spørgsmålet er det samme, og svaret er det samme: Ikke alle har brug for alt.
En erkendelse der ikke koster noget
En differentieret licensstrategi handler ikke om at droppe leverandøren. Det handler om at erkende, at forskellige medarbejdere har forskellige behov. Den erkendelse koster ingenting at nå frem til.
En uafhængig IT-rådgivning kan hjælpe med at kortlægge jeres faktiske licensbehov og identificere, hvor organisationen betaler for funktioner, ingen bruger.
Hvornår stillede jeres organisation sidst spørgsmålet: Hvem har egentlig brug for den fulde pakke?
Har du brug for rådgivning om licensstrategi og leverandørafhængighed?
Kontakt Nielco IT på telefon 70 13 63 23 eller via kontaktformularen.
