...

Exit-plan og exit-rådgivning

Hvordan I kommer ud, før I bliver nødt til det

En exit-plan beskriver, hvordan et kritisk system kan flyttes til en anden leverandør eller tilbage i egen drift, og hvad det kræver. Den er jeres plan B, skrevet mens der er ro.

De fleste kontrakter siger meget om, hvordan I kommer i gang med en leverandør. De siger sjældent nok om, hvordan I kommer videre til den næste.

Uden en plan bliver leverandørskiftet besluttet under pres: når en kontrakt bliver opsagt, når prisen stiger, eller når en konto bliver lukket. Så er der hverken tid til at forhandle eller til at vælge.

Hvornår en exit-plan er relevant

• Kontrakten skal fornyes, og ledelsen vil kende alternativet, før der skrives under igen.
• Leverandøren har ændret licensmodel eller pris, og det kan betale sig at regne på et skifte.
• Leverandøren er blevet opkøbt, eller ejerskabet er ændret.
• En kunde, et tilsyn eller DORA kræver, at I kan dokumentere en plan for leverandørophør.
• Et produkt udfases, og I skal videre under alle omstændigheder.
• I er en mindre organisation med få systemer, som I ikke kan undvære.
• I har fået lavet en jurisdiktions- og afhængighedsvurdering og ved nu, hvilke systemer der er problemet.

Hvad reglerne siger

I finanssektoren er exit-planen et krav. DORA kræver dokumenterede og testede exitplaner for de IKT-tjenester, der understøtter kritiske eller vigtige funktioner.

Andre organisationer har ikke en tilsvarende pligt, men de har rettigheder, de kan bruge. Statens standardkontrakt for it-drift, K04, forpligter leverandøren til en ophørsplan og ophørsbistand. Dataforordningen sætter frister for, hvornår en cloududbyder skal lade jer opsige, flytte og trække jeres data ud.

En plan, der lever op til DORA's krav, er et godt udgangspunkt for alle andre.

Exitstrategi, exit-plan og beredskabsplan

Ordene bruges i flæng, men de svarer på tre forskellige spørgsmål.

Exitstrategien er ledelsens beslutning: hvilke systemer organisationen skal kunne komme ud af, og hvad der udløser et skifte. Exit-planen er den konkrete vej ud for det enkelte system. Beredskabsplanen holder driften i gang, hvis noget går galt undervejs eller før.

Exit-planen skal passe til den beredskabsplan, I allerede har, så de to ikke modsiger hinanden.

Hvad exit-planen indeholder

For hvert kritisk system:

• Hvilke data I har liggende, i hvilke formater, og hvordan de kan udleveres i en form, en anden leverandør kan bruge
• Hvilke integrationer, automatiseringer og afhængige systemer der skal flyttes med eller bygges om
• Hvad kontrakten siger om opsigelse, varsel, dataudlevering og sletning, og hvor den bør ændres ved næste forhandling
• Hvilke alternativer der findes, med efterprøvet ejerskab, hosting, aktualitet og prismodel
• Hvad et skifte koster i tid og penge, og hvilke systemer der bør flyttes først
• En overgangsplan med parallel drift, test og en vej tilbage, hvis noget går galt
• Hvem der gør hvad: jeres egne folk, den nuværende leverandør og den nye

Planen dækker tre situationer: at leverandøren svigter, at leveringen bliver dårligere, og at aftalen bliver opsagt uden varsel. Tidsplanen passer til opsigelsesvarslet i kontrakten, så planen kan nå at blive brugt.

Forskellen på exit-planen og jurisdiktionsvurderingen

Jurisdiktions- og afhængighedsvurderingen finder problemet. Den viser, hvilke leverandører der reelt kan gribe ind i jeres IT, og hvad det koster at komme fri af dem.

Exit-planen tager de to eller tre systemer, vurderingen peger på, og beskriver vejen ud: rækkefølge, krav til den nye leverandør, kontraktvilkår og overgang.

Kender I allerede jeres problemsystem, kan vi begynde med planen. Har I ikke fået lavet vurderingen, kan begge dele gennemføres i ét forløb.

Sådan foregår det

• Indledende samtale
  Vi taler om, hvilke systemer og leverandører det drejer sig om, og hvad der har sat spørgsmålet i gang.
• Materiale og samtaler
  Jeg gennemgår kontrakter, systemoversigt og leverandørliste og taler med systemejere og de ansvarlige for drift og kontrakter. Der installeres ingenting, og jeg skal ikke have adgang til jeres produktionsmiljø.
• Planen
  I får en skriftlig plan pr. system, som jeg gennemgår med jer. Den kan sendes videre til ledelse, bestyrelse eller tilsyn.
• Sparring undervejs
  Når skiftet gennemføres, kan jeg være med som sparringspartner, så I har nogen at spørge undervejs.

Omfanget afgøres af tre ting. Hvor mange systemer planen skal dække, hvor mange integrationer de har, og om der allerede findes en jurisdiktionsvurdering. På det grundlag får I en skriftlig pris og en tidsplan, før arbejdet sættes i gang.

Uvildig og uafhængig rådgivning

Rådgivningen er uvildig og uafhængig. Jeg har ikke indgået forhandleraftaler eller partnerskaber med cloud-leverandører.

Planen kan derfor ende med, at et system skal blive, hvor det er. For mange systemer er det det rigtige svar, og så står det i planen.

Exit-planen er ikke en anbefaling om at forlade en bestemt leverandør. Den er heller ikke en juridisk vurdering af jeres kontrakt. Den peger på de vilkår, der bør forhandles, så jeres jurist kan tage stilling til dem.

Det får I med en exit-plan fra Nielco IT

• En skriftlig plan for hvert kritisk system
• En rækkefølge og en tidsplan, der passer til jeres kontrakter
• Konkrete krav til kontrakten ved næste forhandling
• Alternativer, hvor ejerskab, hosting og prismodel er efterprøvet
• Dokumentation, I kan sende videre til ledelse, bestyrelse og tilsyn
• En uvildig og uafhængig vurdering

Find ud af, om en exit-plan giver mening for jer

Ring på 70 13 63 23 eller udfyld formularen.

Så tager vi en snak om jeres systemer og leverandører, og om en exit-plan er det rigtige næste skridt.