…

 

Offentlige organisationers skift

Hvad de gør, hvad det koster, og hvor licensmodellen binder hårdest

En tysk delstat migrerede hele forvaltningens mailsystem væk fra den dominerende leverandør. 30.000 ansatte, 40.000 mailkonti, 100 millioner mails. Migreringen blev afsluttet i oktober 2025.

Besparelsen er 15 millioner euro om året i licensomkostninger fra 2026.

Det er værd at kende, uanset om I er en kommune eller en privat virksomhed. Offentlige organisationer skal offentliggøre deres tal.

De er derfor det eneste sted, hvor man kan se, hvad et skifte faktisk koster, hvor lang tid det tager, og hvad det sparer bagefter.

Seksten sager fra arkivet viser, hvor langt de er nået, og hvad der stopper dem.

Hvorfor det gentager sig

Prisen kommer før princippet: De fleste skift begynder ikke med suverænitet. De begynder med en prisstigning, som nogen skal finde penge til i et budget, der allerede er lagt.

Licensen sælges samlet: Produkter, der før kunne købes hver for sig, indgår nu i pakker. Det gør det svært at fravælge én del uden at miste rabatten på resten.

Alle betaler for det, de færreste bruger: Den fulde kontorpakke købes til hele organisationen, også til medarbejdere, der aldrig åbner de avancerede funktioner.

Udbuddet forudsætter svaret: Er kravspecifikationen skrevet ud fra det nuværende system, kan kun det nuværende system opfylde den. Valget er truffet, før udbuddet går ud.

Skiftet er gennemført, og tallene er offentlige

Fem sager, hvor migreringen er sket og resultatet kan aflæses.

• Tysk delstat sparer 15 millioner euro om året: 30.000 ansatte og 100 millioner mails migreret. Afsluttet oktober 2025.
• Ni kommuner med 7.300 ansatte: Skiftet er gennemført, ikke planlagt.
• Franske myndigheder dropper amerikanske systemer: Beslutningen kom efter en vurdering, ikke efter en hændelse.
• En statslig pc uden amerikansk software: Den kører, og det er hele pointen.
• En uge uden den dominerende pakke: Alternativerne findes, og de virker. En dansk minister har testet det samme i eget ministerium.

Licensmodellen er der, det binder

Fem sager om økonomien frem for teknikken.

• Dansk kommune halverede sine licenser: Kommunen kiggede indad frem for at betale mere. En stor del af medarbejderne i den daglige drift rørte aldrig de avancerede funktioner.
• Udbuddet på en milliard euro blev aflyst: Loftet var hævet fra 350 millioner. En interesseret part rejste indvendinger, og konkurrencen blev aflyst i juli.
• Europas mest ambitiøse statslige cloud: Fire nationale datacentre, over 600 myndigheder migreret, 900 millioner euro i finansiering. De tre store amerikanske udbydere leverer stadig størstedelen af trafikken.
• 471 mod 68: Afstemningen viser retningen. Den viser ikke, hvor lang tid gennemførelsen tager.
• EU overvejer at gøre det til et krav: Bliver det vedtaget, er beslutningen taget for jer.

Hvorfor de gør det nu

Seks sager om den trussel, der ligger bag beslutningerne. De er de facto begrundelsen i de fleste indstillinger.

• 345 millioner angrebsforsøg mod én dansk region på en måned: Tallet kommer fra regionens egen opgørelse.
• 29 datacentre på en angrebsliste: Cloud er blevet et militært mål og ikke kun et kommercielt.
• Flyt jeres data, lød beskeden: Anbefalingen kom fra en myndighed, ikke fra en leverandør.
• Rigspolitiet forlod platformen: En offentlig myndighed kan også fravælge en kanal. Beslutningen krævede hverken migrering eller budget.
• Ansvarsforsikringen dækker ikke bøderne: Et angreb kostede en detailkoncern 126 millioner pund og topchefen jobbet. Regnskab og fratrædelse kom i samme meddelelse.
• Europa må stå på egne ben, også digitalt: Retningen er sat politisk. Gennemførelsen sker organisation for organisation.

Hvad de offentlige tal kan bruges til

Offentlige organisationer skal offentliggøre deres beslutningsgrundlag. Det gør dem til det eneste sted, en privat virksomhed kan finde et realistisk regnestykke.

Besparelsen er dokumenteret: 15 millioner euro om året for 30.000 ansatte er cirka 500 euro per ansat om året. Det tal kan holdes op mod jeres egen licensregning.

Tidshorisonten er dokumenteret: Migreringen af 100 millioner mails tog år og ikke måneder. Det er den tidsplan, en realistisk exit skal bygge på.

Forhindringerne er beskrevet: Sagen om den statslige cloud viser, at fire nye datacentre og 600 migrerede myndigheder ikke i sig selv flytter, hvem der leverer tjenesterne.

Man behøver ikke være enig i beslutningerne for at bruge tallene. Regnestykket er det samme.

Tre trin, der går igen i de gennemførte skift

Sagerne ovenfor følger samme rækkefølge, uanset om det er en dansk kommune eller en tysk delstat.

Først kortlægges den faktiske brug: Hvem åbner hvilke funktioner, hvor ofte. Det er den billigste del, og den giver som regel den største besparelse med det samme.

Så deles brugerne i grupper: De fleste organisationer har en mindre gruppe, der har brug for alt, og en stor gruppe, der har brug for tekstbehandling og mail. De to grupper behøver ikke samme licens.

Til sidst flyttes ét system ad gangen: Mail før dokumenter. Dokumenter før fagsystemer. Ingen af de gennemførte skift begyndte med det sværeste.

Rækkefølgen er også det, der gør planen mulig at stoppe undervejs. Går det første trin galt, har man ikke bundet sig til resten.

Det er den væsentligste forskel fra en migrering, der planlægges som ét projekt med én deadline. Sagen om den statslige cloud viser, hvad der sker, når hele forvaltningen skal flyttes på én gang mod en fast dato.

Hvad der går galt, når skiftet planlægges

Alt bliver behandlet ens: Kommunen, der halverede sine licenser, gjorde det ikke ved at skifte platform. Den fandt ud af, hvem der reelt havde brug for hvad.

Kravspecifikationen skrives ud fra det nuværende: Beskrives systemet frem for behovet, kan kun det nuværende system svare på udbuddet.

Exit-omkostningen regnes ikke med i indkøbet: Prisen for at komme ind står i tilbuddet. Prisen for at komme ud står ingen steder, og den afgør, hvad næste fornyelse kommer til at koste.

Der skiftes uden at efterprøve alternativet: Et europæisk alternativ hostet hos en amerikansk udbyder løser ingenting. Ejerskab, hosting og prismodel skal efterprøves først.

Hvad I kan gøre

1. Find ud af, hvem der reelt bruger den fulde licens: Det er den billigste øvelse og den, der gav den danske kommune halveringen.
2. Regn jeres egen licensudgift om til kroner per medarbejder: Så kan den sammenlignes med de offentliggjorte tal.
3. Skriv behovet og ikke systemet i næste kravspecifikation: Det er der, valget reelt træffes.
4. Bed om en exit-pris, inden I skriver under: Format, frist og omkostning ved at få data ud.
5. Læs et offentligt beslutningsgrundlag igennem: Kommuner og delstater offentliggør deres. Det sparer jer for at regne det ud selv.

Hvilken ydelse afdækker det

En sikkerhedsaudit for offentlig sektor er skrevet til kommuner, regioner og styrelser og tager højde for den indkøbsvej og det tilsyn, I arbejder under.

Skal jurisdiktion og exit-omkostning per system kortlægges først, er en jurisdiktions- og afhængighedsvurdering indgangen.

Jeg sælger ikke produkter og har ingen leverandørpartnerskaber. Vurderingen ender derfor ikke i en anbefaling af den platform, jeg tjener mest på.

Beslægtede mønstre

Hvordan man ser forskel på et europæisk løfte og europæisk kontrol, står under når europæisk ikke er europæisk. Selve jurisdiktionsspørgsmålet ligger under hvilken lov gælder for jeres data. De øvrige mønstre står samlet under digital suverænitet.

Find ud af, hvad jeres licenser reelt koster

Ved I, hvor mange af jeres medarbejdere der bruger den fulde pakke? Og hvad en exit ville koste jer i tid?

Ring på 70 13 63 23 eller udfyld formularen.

Så tager vi en snak om jeres licenser og afhængigheder og finder ud af, om jeg kan hjælpe.