Prisstigninger fik en dansk kommune til at stille ét spørgsmål. Hvem har egentlig brug for den fulde kontorpakke? Halvdelen af medarbejderne har den ikke længere.
De begyndte det andet sted
De fleste samtaler om digital handlefrihed drejer sig om at finde det rigtige alternativ.
Kommunen begyndte med at kortlægge, hvad medarbejderne faktisk har brug for i deres daglige arbejde.
Konklusionen var enkel. En social- og sundhedsassistent, en hjemmehjælper og en pædagogmedhjælper har ikke brug for den fulde pakke. De har brug for mail, kalender og basale opgaver.
Det findes der løsninger til, der ikke kommer fra den dominerende leverandør.
Resultatet
I dag har omkring halvdelen af kommunens ansatte en fuld licens. Resten klarer sig med enklere løsninger.
Det er ikke en midlertidig løsning eller et pilotprojekt. Det er hverdagen.
Det er ikke ideologi
Kommunen nåede dertil, fordi prisstigningerne gjorde det nødvendigt at se sig om.
Det er hverken en heroisk fortælling om open source eller et opgør med de store leverandører. Det er en pragmatisk reaktion på et udgiftspres.
Og det er præcis den samtale, der mangler i mange organisationer.
Det er samme fremgangsmåde som i de tre trin, der går igen i gennemførte skift. Først kortlægges den faktiske brug. Så deles brugerne i grupper.
Den billigste øvelse først
Kortlægningen kræver ingen migrering, ingen nye systemer og ingen beslutning om at forlade noget.
Den kræver bare, at nogen ser på, hvem der åbner hvilke funktioner, og hvor ofte.
Tre ting I kan gøre
Træk en rapport over faktisk brug af de licenser, I betaler for. Den findes i de fleste administrationspaneler.
Del medarbejderne i to grupper. Dem, der har brug for alt, og dem der har brug for mail, kalender og tekstbehandling.
Regn på forskellen, før I forhandler næste fornyelse. Tallet er jeres forhandlingsposition.
Hvem bruger hvad hos jer
Ved I, hvor mange af jeres medarbejdere der faktisk bruger de funktioner, I betaler for?
En sikkerhedsaudit for offentlig sektor tager højde for den indkøbsvej og det tilsyn, offentlige organisationer arbejder under.
Har du brug for en vurdering? Kontakt Nielco IT på telefon 70 13 63 23 eller via kontaktformularen.
Gør som 4.500+ andre. Få mønstre fra 500 dokumenterede sager og konkrete anbefalinger om cybersikkerhed og digital suverænitet hver 14. dag.
